Yrityksen asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Rengas Turku Oy
Vanha Hämeentie 134,
20540 Turku
02 510 5300
marko.virta@rengasturku.fi
(jäljempänä ”me” tai ”Rengas Turku”)
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Marko Virta
Vanha Hämeentie 134,
20540 Turku
puh. 040 5455 174
marko.virta@rengasturku.fi
Rekisterin nimi
Rengas Turku Oy:n ASIAKASREKISTERI
Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, joita saamme käyttäjältä hänen rekisteröityessään palveluun, jotta voimme tehdä hänen kanssaan tavaroiden ja palveluiden kauppaan liittyvän sopimuksen sekä toimittaa hänen ostamansa tuotteet ja palvelut. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on siis edellytys sopimuksen syntymiselle. Lisäksi käytämme verkkovierailun aikana evästedataa, jotta voimme kehittää palveluitamme. Tämä käsittely perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
– tuotteidemme ja Nettivanne.fi-palvelumme kehittäminen muun muassa käyttäjien käyttäytymistä analysoimalla (hyödynnämme Google Analyticsia).
– sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,
– asiakassuhteemme hoitaminen,
– asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi,
– sähköinen ja suoramarkkinointi,
– mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa
– Nettivanne.fi-sivuston pikaviestipalvelun toteuttaminen, sekä reaaliaikainen asiakaspalvelu.
Käsittelemme tietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Verkkosivujen toteuttajana lukuumme toimii Nidos Oy. Käytämme vain henkilötietojenkäsittelijöitä, jotka ovat varmistaneet turvallisen henkilötietojen tietojenkäsittelyn lukuumme.
Käytämme automaattista päätöksentekoa (ml. profilointi) tunnistamaan esim. rekisteröityjen henkilöprofiileja, verkkokäyttäytymistä, ikää, kulutustottumuksia. Käytämme näitä tietoja markkinnoin kohdentamisessa ja palvelujen kehittämisessä.
Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn, kuten käyttäjien, henkilötietoja:
– rekisteröidyn perustiedot* kuten nimi, kirjautumistiedot, yritys ja titteli yrityksessä;
– rekisteröidyn yhteystiedot* kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
– yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot* kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot;
– asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot* kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, muut asiointitiedot, (aiemmat tilaukset, takuutiedot, maksutiedot ja toimitustiedot);
– mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot* Evästeiden käyttö Nettivanne.fi-sivustolla markkinoinnin uudelleenkohdistamiseksi ja verkkokäyttäytymisen analysoimiseksi. Näihin lukeutuvat muun muassa Google Analytics sekä Facebook Pixel -evästeet. Lisäksi chat-ohjelmamme toimivuus perustuu evästeiden käyttöön.
Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle . Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.
Mistä saamme tietoja?
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Emme ensisijaisesti luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista. Me käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita. Poikkeustapauksissa siirrämme vain EU:n komission hyväksymiin kolmansiin maihin.
Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Tietojen säilytysaika riippuu tehdyistä kaupoista ja takuuehdoista.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi. Toimita asiaa koskevat pyynnöt henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Esitä tällaisessa tilanteessa vastustamista koskeva vaatimuksesei kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.